Vaak ben je op vakantie, maar hebben je collega's daar geen weet van. Zij kunnen u een bericht sturen in de hoop op een reactie. U kunt de optie Afwezigheidsantwoord in de Outlook-e-mailclient gebruiken om dit scenario te verhelpen. Het is een leuke functie waarmee mensen die u e-mailen terwijl u niet op kantoor bent, weten dat u niet kunt reageren. Daarom is het van cruciaal belang om te leren hoe u een afwezigheidsbericht in Outlook kunt instellen.Deze pagina bevat gedetailleerde instructies voor het configureren in zowel de desktop-app als de webversie.
Waarom een afwezigheidsantwoord instellen in Microsoft Outlook?
Deze functie is een voorgeprogrammeerde reactie op een bericht of e-mail. Het communiceert aan degenen die proberen contact met u op te nemen dat u niet beschikbaar bent. In Outlook kunt u een automatische afwezigheidsreactie configureren die naar klanten, collega's en vrienden wordt verzonden.Wanneer je dit doet, zullen deze mensen snel ontdekken dat je niet in staat bent om op hun vragen te reageren. Ook kunnen zij bepalen wanneer u weer aan het werk gaat. Het uiteindelijke doel is om de afzender op de hoogte te stellen van uw afwezigheid, zodat deze zich ervan bewust is dat hij niet onmiddellijk een reactie zal ontvangen. Enkele van de gelegenheden waarbij deze functie nuttig zal blijken te zijn, zijn onder meer:
- Wanneer u op vakantie gaat en geen werkgerelateerde telefoontjes wilt aannemen.
- Wanneer u verlof hebt opgenomen van uw werk.
- Wanneer u niet op kantoor bent en een vergadering moet bijwonen.
- Terwijl u een conferentie bijwoont die niet op uw werkplek plaatsvindt.
Hoe een afwezigheidsantwoord instellen in de Outlook Desktop-toepassing?
Deze functionaliteit is eenvoudig in te schakelen in het Microsoft Outlook-desktopprogramma. Volg deze stappen om te leren hoe u een automatisch afwezigheidsantwoord instelt in Outlook. Houd er rekening mee dat ze alleen voor personen zijn die een Microsoft Exchange-account hebben.
Als u de link naar Microsoft Exchange onderaan uw Outlook-venster niet ziet staan, moet u eerst de afwezigheid in MS Outlook configureren met een POP3- of IMAP-account.
- Start Outlook en tik op 'Bestand'. Het staat linksboven in het venster.
- Tik nu op 'Automatische antwoorden (niet op kantoor).' Je zult zien dat het venster verschijnt.
- Klik nu op 'Automatische antwoorden verzenden'.
- Vink vervolgens het vakje 'Alleen verzenden tijdens deze periode' aan. Configureer de datums waarop u niet op kantoor bent.
- Plaats daarna je automatische out-of-office reply onder de link 'Inside My Organization'. Het is een automatisch antwoord dat wordt verzonden naar medewerkers in uw organisatie die u een e-mail sturen wanneer u niet beschikbaar bent.
- Stel het automatische out-of-office antwoord in onder het tabblad 'Buiten mijn organisatie'. Het zal daarvoor buiten uw organisatie zijn. Dit zijn meestal leveranciers en klanten. U kunt de tekst gebruiken die u bij 'Binnen mijn organisatie' heeft ingevuld, of u kunt iets anders schrijven. Het is ook mogelijk om het vakje voor automatisch beantwoorden uit te schakelen.
Hoe een afwezigheidsantwoord instellen in Outlook in de webversie?
Voor meer informatie over het instellen van automatische antwoorden in Outlook wanneer u niet op kantoor bent in de webversie, gaat u eerst naar de Outlook-pagina.
- Ga nu verder met de onderstaande stappen.
- Meld u aan bij uw Outlook-account als u daarom wordt gevraagd.
- Tik nu op het pictogram 'Instellingen'. Je vindt het in de rechterbovenhoek.
- Kies daarna 'Bekijk alle Outlook-instellingen'. Het bevindt zich rechtsonder in de zijbalk. Wanneer u ervoor kiest, verschijnt het instellingenvenster.
- Kies het tabblad 'Mail', gevolgd door 'Automatische antwoorden'.
- Selecteer vervolgens 'Automatische reacties inschakelen'. Door het vakje 'Stuur antwoorden alleen gedurende een bepaalde periode' aan te vinken, kun je nu de automatische antwoorddatums instellen.
- U kunt de vorige stap ook overslaan als u automatische antwoorden handmatig wilt uitschakelen wanneer u terugkeert naar uw kantoor. Deze optie is voor personen die niet zeker zijn van hun retourdatum.
- Vul hier uw afwezigheidsbericht in. Dit is het standaardantwoord dat personen in uw kantoor zullen ontvangen als ze u een e-mail sturen terwijl u weg bent.
- Het is belangrijk op te merken dat Outlook uw handtekening niet aan automatische antwoorden koppelt. Als u een handtekening heeft, kunt u deze direct onder uw bericht plaatsen.
- Tik ten slotte op 'Opslaan'.
Laatste woorden
In deze zelfstudie leert u hoe u een afwezigheidsbericht correct configureert in Outlook. Voor veel werkende professionals is het een handige functie in het e-mailprogramma van Outlook. U hoeft zich geen zorgen te maken dat u uw collega's niet informeert over uw afwezigheid op kantoor.Mocht je problemen ondervinden bij het volgen van de instructies, neem dan contact op met de Outlook klantenservice via Bellen Outlook.